Manual für Führungskräfte: Effizientes Zeitmanagement und klare Kommunikationsrichtlinien für ein gesundes Arbeitsumfeld



Wiener Neustadt, 23. Mai 2024 – Rund um die Uhr erreichbar sein? Ist das wirklich der Schlüssel zu Produktivität und Zufriedenheit? Eine Studie der Fachhochschule Wiener Neustadt sagt nein. Gestresste Mitarbeitende neigen dazu, Arbeitstätigkeiten vermehrt in ihrer Freizeit zu erledigen, was zu einer Häufung negativer Gedanken und Gefühle in Bezug auf die Arbeit führt. Was können wir also tun, damit ständige Erreichbarkeit und die Vermischung von Arbeits- und Privatleben nicht zur Belastung werden? Das Projektteam der FH Wiener Neustadt hat konkrete Ansätze zur Reduktion von Zeitdruck ausgearbeitet und gezielte Kommunikationsrichtlinien in Form eines Manuals erstellt. Sie sollen festlegen, über welche Tools, welche Themen in beruflichen Teams kommuniziert werden, um ein gesundes und produktives Arbeitsumfeld zu schaffen.
Priorisierung und Umverteilung von Zuständigkeiten
Zeitdruck ist eine dominante Ursache für die Vermischung des Arbeits- und Privatlebens, Stress und Burnout. Je stärker Mitarbeitende demnach Zeitdruck am Arbeitsplatz empfinden, umso häufiger erledigen sie berufliche Tätigkeiten, wie zum Beispiel das Checken von arbeitsbezogenen E-Mails oder die Beendigung von Arbeitsaufgaben, in ihrer Freizeit. Ein geeignetes Zeitmanagement ist aber nicht nur Aufgabe der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Auch die Führungskraft kann wesentlich dazu beitragen, den Zeitdruck ihrer Mitarbeitenden zu reduzieren. Führungskräfte sind ebenso durch Zeitdruck dazu veranlasst die eigenen Arbeitszeiten auszudehnen und in weiterer Folge höhere Erreichbarkeitserwartungen an Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu haben. Karin Wegenstein, Projektleiterin und Leiterin des Masterstudiengangs Controlling & Business Intelligence der FHWN, betont: „Gezielte Maßnahmen umfassen die Reduktion des Aufgabenportfolios, die gemeinsame Priorisierung von Aufgaben mit den Mitarbeitenden oder die Umverteilung von Zuständigkeiten. Allesamt tragen sie dazu bei, ein gesundes Arbeitsklima zu schaffen und ein Umfeld, in dem Teams gerne und motiviert arbeiten“.
Kommunikation für unterschiedliche Kanäle
Die Kommunikation innerhalb eines Teams kann im digitalen Zeitalter chaotisch werden, da unterschiedliche Kommunikationsgewohnheiten oft zu Konflikten oder Überlastung führen. Doch wie lässt sich dies vermeiden? Welche Regeln können helfen, klare und effiziente Kommunikation sicherzustellen? Und wie können wir Konflikte durch verschiedene Kommunikationsgewohnheiten verhindern? Auf Wunsch der Partnerunternehmen - darunter die EVN und der Flughafen Wien - hat das Projektteam der FH Wiener Neustadt gezielte Kommunikationsrichtlinien entwickelt, die festlegen, über welche Kanäle im Arbeitsalltag kommuniziert werden soll. Wünschenswert wäre es, im Team oder im Unternehmen ein gemeinsames Verständnis herzustellen, welcher Kanal für welche Art von Nachrichten verwendet werden soll und welche Erwartungshaltungen damit verbunden sind. „Zum Beispiel kann das E-Mail-Aufkommen deutlich reduziert werden, wenn innerhalb eines Teams bestimmte Besprechungspunkte oder Rückfragen in das nächste Meeting mitgenommen, statt per E-Mail nachgefragt werden“, erklärt Wegenstein.
Erwartungshaltung kennen
Auch ein gemeinsames Verständnis, wie rasch auf Nachrichten reagiert werden soll, kann helfen. Beispielsweise werden besonders dringende Anfragen telefonisch gestellt. Wird ein Anruf versäumt, sollte die anrufende Person zum ehestmöglichen Zeitpunkt (im Rahmen der Arbeitszeit) zurückgerufen werden. Dahingegen wird womöglich nicht erwartet, dass Emails noch am selben Tag beantwortet werden. Während der Freizeit, eines Krankenstandes oder Urlaubs sollten Emails nicht gelesen oder bearbeitet werden. Ebenso sollte der geeignete Kanal für die jeweilige Kommunikation gewählt werden. Emails werden etwa verwendet, um eine Nachricht oder eine Datei in eine Richtung zu übermitteln, Chat-Nachrichten dienen der informellen Kommunikation und Telefonanrufe erfolgen, um dringende Angelegenheiten zu klären. Durch den erstellten Kommunikationsleitfaden kann Zeitdruck reduziert werden und ein entgrenztes Arbeitsverhalten, bei dem man sich rund um die Uhr angebunden fühlt, kann vorgebeugt werden.
Das ausgearbeitete Manual bietet hilfreiche Maßnahmen, die dazu beitragen, ein gesundes Arbeitsklima zu schaffen. Es enthält detaillierte Anleitungen zur Implementierung klarer Kommunikationsrichtlinien. Diese Maßnahmen sind darauf ausgelegt, ein Umfeld zu fördern, in dem Mitarbeitende gerne und motiviert arbeiten. Durch die enge Zusammenarbeit von Führungskräften und Teams wird sichergestellt, dass möglichst viele Aspekte der Arbeitsorganisation optimal gestaltet sind, um sowohl die Produktivität als auch das Wohlbefinden aller Beteiligten zu maximieren.
Weitere Informationen finden Sie im Manual zur Gestaltung von flexibler Arbeit und Erreichbarkeit für Führungskräfte auf unserer Website (verfügbar als Download): https://www.fhwn.ac.at/nerd​​.